Im Zuge der Corona-Krise müssen wir alle, in unserem privaten und geschäftlichen Alltag umdenken und kreativ werden – noch kreativer als sonst. Unternehmen aller Branchen sind angehalten, Lösungen für ganz neue Probleme zu finden, um Ihre Aufträge weiterhin erfüllen zu können. Eine dieser Herausforderungen: Workshops, die nicht mehr vor Ort durchgeführt werden können, online anzubieten.
1. Was sind die Basics für erfolgreiche digitale Workshops?
Falls Sie bereits Erfahrungen mit Workshops haben, wissen Sie sicherlich, wie anspruchsvoll diese sind: ModeratorInnen und TeilnehmerInnen müssen über mehrere Stunden hoch konzentriert bleiben und wertvolle Ergebnisse zu essenziellen Fragestellungen liefern. Soll ein solcher Workshop nun online stattfinden, kommen womöglich zusätzliche Störfaktoren hinzu. Reduzieren Sie diese also auf ein Minimum, um allen Teilnehmenden die maximale Konzentration zu ermöglichen. Alle Teilnehmen sollten auf Folgendes achten:
- Eine einwandfreie Internetverbindung
- Einen ungestörter Ort
- Ein funktionierendes Equipment wie Mikrofon/Headset und Kamera
2. 5 Dinge, auf die Sie darüber hinaus achten sollten...
Nachdem alle Grundvoraussetzungen erfüllt sind, geht es ans Eingemachte. Vieles davon gilt im selben Umfang für Live-Workshops, trotzdem oder gerade deshalb sollten Sie sich allerdings genug Zeit dafür nehmen. Gerade bisher unbekannte Details werden schnell übersehen.
3. Die richtige Vorbereitung
Zunächst wird ein Online-Workshop genauso vorbereitet wie ein Live-Workshop: Was ist das übergeordnete Thema? Welche Fragen müssen beantwortet werden? Wie lassen sich diese Fragen effektiv beantworten? Besprechen Sie sich mit Ihrem Team und behalten Sie immer das technische Know-how aller Teilnehmenden im Blick: wer braucht Unterstützung? Sind die Medien leicht verständlich und umsetzbar?
4. Die richtigen Medien und Tools
Beachten Sie Folgendes: Sie brauchen eine Medium, worüber Sie miteinander kommunizieren können (Telefon- oder Video-Konferenz) und eines, worüber alle Teilnehmenden gleichzeitig Ihre Ergebnisse zusammentragen können (z.B. Google Jamboard). Mittlerweile gibt es auch Tools, die beide Funktionen bieten (Miro).
Für die Kommunikation empfehlen wir, eine Videokonferenz. Viele Programme bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihren Bildschirm zu teilen. So können Sie zum Beispiel eine Intro-Präsentation halten oder Dokumente zeigen, ohne sie verschicken zu müssen.
Nun geht es an die Arbeit: Welche Tools nutzen Sie in Live-Workshops (Design-Thinking-Tools, Rollenspiele, etc.)? Können Sie diese auch online einsetzen? Wenn ja, wie stellen Sie das an? Natürlich kann der Moderator sich während der Videokonferenz vor ein Whiteboard stellen und auf Zuruf Antworten entgegennehmen. Es gibt aber bereits Programme, die wie ein virtuelles Whiteboard funktionieren: beispielsweise das Google Jamboard, welches Teil der G-Suite ist, oder Miro – ein Tool, welches virtuelles Whiteboard und Videokonferenz in einem ist. Auf Miro können Sie bereits bestimmte Design-Thinking-Tools als Vorlage für Ihr Whiteboard wählen. Auf Ihr Google Jamboard können Sie sogar Bilder einfügen und diese als Hintergrund verwenden – Voraussetzung ist, dass Ihre Vorlage das passende Format (16:9) hat. Auf diese Weise können Sie zum Beispiel vorstrukturierte Aufgaben-Template erstellen. Ihre Aufgabenstellungen werden so übersichtlicher und lassen sich anschaulich erklären.
5. Testlauf
Wenn Sie die geeigneten Tools ausgewählt haben, testen Sie diese und den Ablauf – mehrmals. Es empfiehlt sich, einen internen Testlauf durchzuführen, um alle Möglichkeiten auszuprobieren, die Ihnen die Tools bieten und um das Vorgehen später auch erklären zu können. Bitten Sie anschließend alle Teilnehmenden um einen kurzen Technik-Check-up – am besten einen Tag vor dem eigentlichen Workshop. So können Sie sicher sein, dass alle mit der Technik und den bereitgestellten Online-Tools zurecht kommen und Sie zum Workshop-Termin direkt starten können.
6. Genügend Pausen
Rechnen Sie mit mehreren kurzen Pausen. Die Zeiten müssen Sie nicht im Vorhinein festlegen, aber berücksichtigen Sie die nötige Zeit in Ihrer Planung.
7. Sensibles Zeitmanagement
Unserer Erfahrung nach sind digitale Workshops noch eine Spur anspruchsvoller als Live-Workshops. Unterschätzen Sie das nicht. Planen Sie genügend Zeit für die Aufgaben ein, behalten Sie aber auch die Gesamtdauer im Blick. Überschreitet diese einen halben Tag, überlegen Sie sich, den Workshop auf zwei Sitzungen zu verteilen. Mit klaren Köpfen bekommen Sie bessere und nachhaltigere Ergebnisse.
8. Fazit: Digitale Workshops bleiben auch nach Corona interessant
Um neue Herausforderungen meistern zu können, müssen wir in neuen Bahnen denken. Dies kann eine Belastung sein, ist aber gleichzeitig eine Möglichkeit, sich in neuen Bereichen weiterzuentwickeln. Digitale Workshops helfen uns so nicht nur durch die Krise. Das neugewonnene Know-how ermöglicht es uns auch in Zukunft flexibler und effizienter zu arbeiten.